Il Regolamento organizzativo (“Regolamento”) si applica agli associati dell’associazione di promozione sociale Privacy Network. 
Il Regolamento descrive la struttura organizzativa interna di Privacy Network.

In particolare, il Regolamento disciplina: le modalità di iscrizione a Privacy Network, la definizione delle diverse categorie di soci in relazione alle diverse attività ed organizzazione interna dell’associazione, la distribuzione delle responsabilità e funzioni interne, le attività editoriali e le iniziative di Privacy Network.

DEFINIZIONI

Ai fini del presente Regolamento, e nel rispetto dello Statuto, si applicano le seguenti definizioni:

  • Associato: persona fisica, senza distinzioni di sesso, nazionalità, razza, lingua, religione, opinioni politiche, condizioni personali e sociali, che condivide gli scopi e le finalità di Privacy Network, che intende partecipare al perseguimento dei fini sociali, e che si impegna a rispettare lo Statuto e i regolamenti attuativi.
  • Membro Executive: associato che, sulla base delle procedure di selezione di cui al presente Regolamento, acquisisce la qualifica di membro executive. Il membro executive presta la propria attività per la creazione dei contenuti previsti dal piano editoriale, organizza eventi e iniziative promossi da Privacy Network, e partecipa attivamente all’organizzazione interna dei lavori attraverso la partecipazione al Comitato membri executive.
  • Consiglio Direttivo: organo direttivo dell’associazione Privacy Network. Il Consiglio Direttivo fa parte del Comitato Membri Executive, ne determina l’organizzazione e ne dirige i lavori.
  • Comitato Membri Executive:comitato costituito da tutti i membri executive di Privacy Network e dal Consiglio Direttivo. Il Comitato cura, coordina e realizza il piano editoriale, gli eventi e le iniziative promosse da Privacy Network.
  • Piano editoriale: pianificazione e realizzazione delle attività editoriali attraverso social networks, sito web www.privacy-network.it e altri mezzi divulgativi ufficiali in quanto espressamente attivati con delibera del Consiglio Direttivo. Le attività editoriali comprendono la scrittura e pubblicazione di post, articoli, relazioni, ricerche e pubblicazioni ed ogni altra attività di produzione e gestione di contenuti riproducibili pubblicati attraverso i mezzi divulgativi ufficiali dell’Associazione.
  • Iniziative ed eventi: iniziative ed attività che perseguono gli scopi statutari di Privacy Network e che sono stati approvati in seno all’Associazione secondo lo Statuto e/o i Regolamenti Attuativi. Rientrano tra queste, a titolo esemplificativo: attività culturali, artistiche o ricreative di interesse sociale, attività di promozione e tutela dei diritti umani nonché formazione professionale e/o post-universitaria.
  • Dipartimenti: aree che distinguono le attività perseguite da Privacy Network, al fine di semplificare l’organizzazione interna. Ad oggi, i dipartimenti Privacy Network sono i seguenti: a) Social & Editoriale, b) Eventi & Iniziative, c) Ricerca & Pubblicazioni, d) Class action & Campagne di sensibilizzazione. Il numero e le aree di competenza dei Dipartimenti sono definiti dal Consiglio Direttivo. 

1. ISCRIZIONE A PRIVACY NETWORK

1.1. Acquisizione della qualifica di Associato/a

L’iscrizione delle persone fisiche che intendono diventare associate a Privacy Network è regolata dal presente Regolamento e dallo Statuto.
La persona fisica che intende associarsi, dopo aver preso visione dello Statuto e del presente Regolamento, invia formale richiesta scritta alla casella di posta elettronica info@privacy-network.it

La richiesta dovrà rispettare almeno i seguenti elementi essenziali:

  1. Avere come oggetto “Richiesta di iscrizione a Privacy Network”;
  2. Indicare nome, cognome, codice fiscale e residenza del richiedente;
  3. Dichiarare di aver letto e di accettare lo Statuto e il presente Regolamento; 
  4. Allegare prova del versamento della quota associativa.

L’iscrizione in qualità di associato a Privacy Network si perfeziona con l’avvenuto pagamento della quota associativa.
Il Consiglio Direttivo provvederà a confermare l’avvenuta iscrizione nel più breve tempo possibile e, al più tardi, entro 60 giorni.

Contestualmente alla conferma di avvenuta iscrizione il neo-associato riceve tutte le informazioni utili a partecipare alla vita associativa di Privacy Network unitamente al logo “Associato Privacy Network”, che potrà essere utilizzato nel rispetto del presente Regolamento. 

1.2. Versamento della quota associativa

La quota associativa annuale è determinata con delibera del Consiglio Direttivo. Il pagamento della quota associativa deve pervenire al momento della richiesta di iscrizione a Privacy Network e successivamente entro il 30 gennaio di ogni anno.

La persona che non provveda a versare la quota associativa entro 15 giorni dalla scadenza del termine del 30 gennaio decade dalla qualità di associato ai sensi dell’art. 8 dello Statuto.

2. MEMBRI EXECUTIVE

2.1 Acquisizione della qualifica di Membro Executive 

Lo status di Membro Executive si acquisisce esclusivamente attraverso la procedura di selezione descritta nella presente sezione.
Può acquisire la qualifica di Membro Executivo solo l’Associato che possiede i requisiti di cui all’art. 2.2.

Lo status di Membro Executive non determina diversi diritti o doveri rispetto agli altri associati, ma consiste esclusivamente in una qualificazione di tipo descrittivo ai fini di organizzazione interna dell’associazione.

Il Consiglio Direttivo è l’organo competente a valutare le candidature e a selezionare i soggetti idonei ad ottenere la qualifica di Membro Executive.
La procedura per l’ottenimento dello status di Membro Executive si compone delle seguenti fasi:

  1. Invio di formale candidatura all’indirizzo info@privacy-network.it. La candidatura deve possedere i seguenti requisiti essenziali:
    • Avere come oggetto “Candidatura membro executive”;
    • Indicare nome e cognome della candidata o candidato;
    • Curriculum Vitae allegato;
    • Contenere una breve lettera di presentazione con spiegazione delle motivazioni che spingono la candidata o il candidato a voler acquisire lo status di membro executive;
    • Ogni altra informazione utile a valutare la candidatura, come link ad articoli, pubblicazioni o eventi a cui si è partecipato.
  2. Valutazione preliminare della candidatura da parte del Consiglio Direttivo.
  3. All’esito della valutazione preliminare, il Consiglio Direttivo accoglie o rigetta la domanda, dandone comunicazione alla candidata o al candidato entro 60 giorni dalla richiesta.
  4. In caso di accoglimento, il Consiglio Direttivo provvederà a fissare colloquio conoscitivo (anche per via telematica) con la candidata o il candidato.
  5. All’esito positivo del colloquio, il Consiglio Direttivo delibera all’unanimità l’assegnazione della qualifica di membro executive.

Il Consiglio Direttivo provvederà a comunicare l’assegnazione della qualifica di Membro Executive nel più breve tempo possibile, e al più tardi entro 15 giorni. Contestualmente, il Membro Executive riceve tutte le informazioni per accedere alle risorse interne e ai gruppi di lavoro.

Il Membro Executive riceverà specifico logo “Membro Executive Privacy Network”, che potrà essere utilizzato nel rispetto del presente Regolamento.

2.2 Requisiti per la qualificazione e criteri di valutazione delle candidature

Possono accedere al processo di selezione per la qualifica di Membro Executive gli associati iscritti a Privacy Network da almeno tre mesi, maggiorenni, e in regola col pagamento della quota associativa annuale.

Il Consiglio Direttivo valuta le candidature sulla base dei seguenti criteri:

  1. Esperienza comprovata negli ambiti d’interesse di Privacy Network;
  2. Capacità di rispettare gli standard qualitativi che contraddistinguono il piano editoriale di Privacy Network: semplicità, intelligibilità, concisione, completezza;
  3. Capacità di approfondimento di temi innovativi e complessi;
  4. Entusiasmo, intraprendenza e proattività.

I candidati saranno inoltre valutati sulla base della loro attitudine a lavorare armoniosamente insieme agli altri Membri Executive già presenti. 
Il Consiglio Direttivo si riserva, in caso di dubbi, di acquisire il parere non vincolante del Comitato dei Membri Executive.

Il Consiglio Direttivo determina la chiusura o apertura delle candidature a Membro Executive sulla base dell’attuale composizione del Comitato dei Membri Executive ed in ragione delle reali e concrete necessità dell’associazione. Il Consiglio Direttivo provvede a comunicare agli associati l’apertura o chiusura delle candidature.

2.3 Ruolo del Membro Executive

L’associato qualificato come Membro Executive svolge nell’organizzazione interna di Privacy Network un ruolo primario e fondamentale, che richiede un impegno attivo costante per portare avanti gli obiettivi di Privacy Network, come il piano editoriale, gli eventi e le iniziative.

Tutti i Membri Executive hanno pari dignità e partecipano in egual misura, tenuto conto delle proprie competenze e possibilità, all’organizzazione e realizzazione delle attività previste dal piano editoriale, degli eventi e delle iniziative di Privacy Network. 

2.4 Funzioni e responsabilità del Membro Executive

Ogni Membro executive può liberamente scegliere di partecipare alle attività previste per uno o più Dipartimenti, sulla base delle proprie competenze e propensioni.
Ogni Membro Executive ha pieno accesso alle risorse interne di Privacy Network, comprendenti anche software utilizzati per pianificare e organizzare il lavoro

Ogni Membro Executive rispetta la pianificazione dei lavori e le scadenze, così come determinati dal Comitato dei Membri Executive.
Ogni Membro Executive partecipa, tenendo conto delle proprie possibilità, alle riunioni del Comitato dei Membri Executive, indette dal Consiglio Direttivo.

I Membri Executive che partecipano alle attività del Dipartimento Social & Editoriale assumono la completa responsabilità dei contenuti di post e articoli dei quali sono autori, autorizzando contestualmente l’associazione Privacy Network a pubblicare e utilizzare tali contenuti a titolo gratuito su ogni social network, sito web e piattaforma in uso presso Privacy Network. 

L’accettazione della qualifica di Membro Executive comporta quindi contestualmente e in modo automatico la cessione a Privacy Network dei diritti d’autore e di proprietà intellettuale di quanto verrà prodotto e pubblicato tramite i canali di Privacy Network.

2.5 Perdita della qualifica di Membro Executive

L’associato perde la qualifica di Membro Executive nelle seguenti casistiche:

  1. Rinuncia
  2. Decadenza
  3. Esonero
  4. Revoca
  5. Morte

Le casistiche sono regolate come segue:

  1. Rinuncia: l’associato qualificato come Membro Executive comunica al Consiglio Direttivo la volontà di rinunciare alla qualifica. Il Consiglio Direttivo ne prende atto e ne dà conferma all’associato via posta elettronica entro 30 gg. L’associato che rinuncia alla qualifica di Membro Executive mantiene il suo status di associato ed ogni diritto e dovere previsto dallo Statuto.
  2. Decadenza: l’associato che non abbia provveduto al versamento della quota associativa annuale decade dalla qualità di socio e, contestualmente, di Membro Executive. Si applicano le condizioni previste dall’art. 8 dello Statuto.
  3. Esonero: in caso di comprovata e ingiustificata inattività superiore ai 30 giorni da parte di un Membro Executive, il Consiglio Direttivo invia allo stesso e-mail di chiarimenti con contestuale invito a partecipare attivamente alla vita associativa. In caso di prosecuzione della situazione di inattività per ulteriori 30 giorni, il Consiglio Direttivo può notificare l’esonero del Membro Executive via posta elettronica. L’esonero è reso esecutivo dal momento di invio della notifica da parte del Consiglio Direttivo. L’esonero potrà ugualmente essere esecutivo in caso di nuova inattività di 30 giorni, senza necessità di procedere ad una seconda e-mail di chiarimenti.
  4. Revoca: il Consiglio Direttivo, acquisito il parere non vincolante del Comitato dei Membri Executive, delibera all’unanimità la revoca della qualifica di Membro Executive nel caso in cui sussistano comprovati motivi per ritenere che il Membro Executive non soddisfi più i requisiti di cui all’art. 2.2, compresa la capacità di lavorare armoniosamente con gli altri Membri Executive. Il Consiglio Direttivo notifica la revoca della qualifica di Membro Executive via posta elettronica. La revoca è esecutiva dal momento di invio della notifica da parte del Consiglio Direttivo.
  5. Morte: in caso di morte sopravvenuta di un Membro Executive, il Consiglio Direttivo ne dà notizia al Comitato dei Membri Executive e verbalizza la causa di decadenza di associato e Membro Executive.

Il Consiglio Direttivo provvede, contestualmente alla perdita della qualifica di Membro Executive, a rimuovere l’accesso dell’associato ai gruppi di lavoro dei vari Dipartimenti e alle risorse interne.

3. COMITATO DEI MEMBRI EXECUTIVE

3.1 Composizione e ruolo del Comitato

Il Comitato dei Membri Executive (“Comitato”) è l’organo preposto alla pianificazione, realizzazione, gestione delle attività necessarie a perseguire gli scopi statutari di Privacy Network.

Il Comitato è composto dai Membri Executive e dal Consiglio Direttivo.

Il Consiglio Direttivo garantisce che il Comitato sia sempre composto da un numero congruo di persone, anche sulla base della necessità di garantire la presenza di competenze interdisciplinari all’interno del Comitato.

Il Comitato assicura la buona riuscita del piano editoriale, degli eventi e delle iniziative di Privacy Network, attraverso le attività dei Membri Executive. Il Comitato si riunisce (anche con mezzi telematici) per determinare il piano editoriale, gli eventi e le iniziative, il calendario dei lavori e la ripartizione dei lavori.

3.2 Accesso alle risorse interne e gruppi di lavoro

Il Comitato ed i suoi membri hanno pieno accesso ai Dipartimenti interni di Privacy Network, al fine di meglio organizzare le diverse attività perseguite da Privacy Network. 
Il Consiglio Direttivo provvede a fornire accesso ad ogni membro del Comitato alle risorse necessarie.

I gruppi di lavoro interni al Comitato sono determinati attraverso specifiche riunioni del Comitato, sulla base delle competenze, attitudini e volontà dei membri. I membri sono tenuti ad assicurare la piena disponibilità e interesse ai Dipartimenti e gruppi di lavoro a cui scelgono di partecipare.

4. PIANO EDITORIALE

4.1 Organizzazione del piano editoriale

Il piano editoriale prevede attività di creazione di contenuti digitali come post, articoli, pubblicazioni, relazioni o ricerche.
I contenuti digitali saranno pubblicati nei diversi canali in uso presso Privacy Network, come social networks e sito web www.privacy-network.it

I contenuti del piano editoriale non sono comunque aggiornati con alcuna periodicità, poiché determinati sulla base delle possibilità degli associati che in modo volontario prestano la propria attività.

Al piano editoriale partecipano, tenendo conto delle proprie competenze e possibilità, tutti i Membri Executive. Ogni Membro Executive è tenuto a creare un quantitativo minimo di contenuti per la realizzazione del piano editoriale, stabilito di concerto con il Consiglio Direttivo.

Le specifiche attività del piano editoriale e il calendario dei lavori sono determinati dal Comitato attraverso periodiche riunioni.
I contenuti creati saranno pubblicati sulle pagine social & web di Privacy Network, come:

4.2 Proposte di contenuti da parte degli associati non qualificati come Membri Executive

Al piano editoriale possono partecipare, in modo saltuario e senza periodicità, anche gli associati non qualificati come Membri Executive.

Gli associati non qualificati come Membri Executive possono proporre contenuti per la pubblicazione sul Sito web https://privacy-network.it.

La proposta di contenuti non comporta in nessun modo l’obbligo di pubblicazione sul Sito web https://privacy-network.it. Il Consiglio Direttivo si riserva il diritto di negare la pubblicazione dei contenuti proposti dagli associati non qualificati come Membri Executive nel caso in cui tali contenuti non rispettino i requisiti di cui al successivo art. 4.4.

4.3 Pubblicazione dei contenuti

I contenuti sono inviati per la pubblicazione all’indirizzo di posta elettronica privacy.network.italia@gmail.com con indicazione dell’oggetto.

Tutti i contenuti sono pubblicati dal Consiglio Direttivo previa verifica del rispetto dei criteri qualitativi di cui alla seguente sezione. Il Consiglio Direttivo si riserva il diritto di rifiutare la pubblicazione di un contenuto che non rispetti i criteri qualitativi, o se del caso, di richiedere l’integrazione degli aspetti mancanti.

4.4 Criteri qualitativi dei contenuti del piano editoriale

I contenuti creati per la realizzazione del piano editoriale Privacy Network dovranno rispettare i seguenti criteri qualitativi:

  • Originalità: i contenuti dovranno avere un adeguato livello di originalità. Nel caso in cui si faccia riferimento a contenuti altrui (articoli, news, ricerche, ecc.) è necessario offrire il proprio punto di vista, oltre a fare espresso rinvio alle fonti utilizzate.
  • Semplicità: i contenuti dovranno essere scritti in modo semplice, conciso, intelligibile.
  • Completezza: i contenuti dovranno risultare completi e approfonditi. La semplicità di esposizione non deve essere confusa con la banalità dei contenuti.

I contenuti dovranno inoltre rispettare i criteri previsti dagli specifici social e siti web a cui sono destinati.
A titolo esemplificativo: contenuti destinati a LinkedIn dovranno rispettare il limite di 1200 caratteri, tenuto conto di link e hashtag. Inoltre, è onere dell’autore del contenuto individuare l’immagine di accompagnamento al post, quando non disponibile altra anteprima.

La valutazione del rispetto dei criteri qualitativi spetta al Consiglio Direttivo.

5. INIZIATIVE ED EVENTI

5.1 Organizzazione iniziative ed eventi

Le iniziative ed eventi prevedono, a titolo esemplificativo, attività come tavole rotonde, workshops, convegni, webinar. Privacy Network si riserva il diritto, previa informazione e ottenimento del consenso dei partecipanti, di registrare eventuali eventi o iniziative tenuti in videoconferenza.

Iniziative ed eventi sono determinati dal Comitato attraverso riunioni periodiche e realizzati principalmente dai Membri Executive. Alle iniziative ed eventi possono partecipare comunque tutti gli associati e terzi (ove previsto).

Tutti i membri del Comitato sono tenuti a partecipare alle iniziative ed eventi pianificati, tenendo conto delle proprie possibilità e disponibilità. Ai membri del Comitato è inoltre richiesta la promozione attiva dell’evento sui propri profili social personali.

6. USO DI MARCHIO E LOGHI

6.1 Marchio Privacy Network

Privacy Network è un marchio registrato presso Ufficio Italiano Marchi e Brevetti, i cui titolari pro quota sono congiuntamente i soci fondatori Andrea Baldrati, Diego Dimalta, Matteo Navacci.
Il marchio Privacy Network ed il relativo logo sono concessi in licenza non esclusiva all’associazione di promozione sociale Privacy Network, così come definito da specifico accordo concluso tra le parti.

In nessun caso gli associati possono utilizzare il marchio e logo Privacy Network senza previa autorizzazione scritta da parte dei licenzianti e/o da parte di Privacy Network APS.

6.2 Uso del logo “Associato Privacy Network”

Gli associati Privacy Network, regolarmente iscritti nel registro dei soci e in regola con il pagamento della quota associativa, possono utilizzare il logo “Associato Privacy Network”. Il logo “Associato Privacy Network” viene consegnato all’associato al momento del perfezionamento dell’iscrizione.

Gli associati possono utilizzare il logo “Associato Privacy Network” nella propria carta intestata, siti web, firma e-mail, ed altra documentazione inerente le attività svolte dall’associato. Il logo può essere esclusivamente utilizzato allo scopo di attestare l’appartenenza a Privacy Network.
Ogni altro uso del logo “Associato Privacy Network” è tassativamente vietato.

Il logo “Associato Privacy Network” non può essere modificato, e non può essere utilizzato per indurre terzi in inganno circa il ruolo ricoperto dall’associato.
La perdita della qualità di associato ai sensi dell’art.8 dello Statuto determina contestualmente e in modo automatico la perdita del diritto di utilizzo del logo.

6.3 Uso del logo “Membro Executive Privacy Network”

Gli associati qualificati come Membri Executive Privacy Network, regolarmente iscritti nel registro dei soci e in regola con il pagamento della quota associativa, possono utilizzare il logo “Membro Executive Privacy Network”. Il logo “Membro Executive Privacy Network” viene consegnato all’associato al momento dell’ottenimento della qualifica di Membro Executive.

I soggetti qualificati come Membri Executive possono utilizzare il logo “Membro Executive Privacy Network” nella propria carta intestata, siti web, firma e-mail, ed altra documentazione inerente le attività svolte dall’associato, per tutto il periodo di durata della propria qualifica. Il logo può essere esclusivamente utilizzato allo scopo di attestare l’appartenenza a Privacy Network e il proprio ruolo all’interno dell’organizzazione.
Ogni altro uso del logo “Membro Executive Privacy Network” è tassativamente vietato.

Il logo “Membro Executive Privacy Network” non può essere modificato, e non può essere utilizzato per indurre terzi in inganno circa il ruolo ricoperto dall’associato.

La perdita della qualifica di Membro Executive ai sensi dell’art. 2.5 del presente Regolamento determina  contestualmente e in modo automatico la perdita del diritto di utilizzo del logo.